Il Garante della privacy ha stabilito, in applicazione della disciplina sul cosiddetto "bilanciamento di interessi", che il datore possa chiedere ai propri dipendenti - impiegati presso altre ditte o che svolgano sistematicamente attività "fuori sede" - di installare una app sugli smartphone di loro proprietà, ai fini della rilevazione di inizio e fine dell'attività lavorativa. Ciò per snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale, di volta in volta collocato presso altre ditte o semplificare e rendere più efficiente la rilevazione della presenza dei dipendenti che lavorano per lo più all'esterno della sede aziendale.
L'applicazione dovrà essere configurata in modo tale da impedire il trattamento, anche accidentale, di altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (ad esempio, dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica, alla navigazione in Internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).
I lavoratori che non intendano scaricare la app dovranno continuare a recarsi presso la sede del datore di lavoro, impiegando i sistemi tradizionali in uso.
Prima dell'avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, il datore di lavoro dovrà comunicare al Garante i tipi di trattamenti e le operazioni che intende compiere e fornire ai dipendenti un'informativa comprensiva di tutti gli elementi (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento). Il datore dovrà, infine, adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa per preservare l'integrità dei dati ed impedire l'accesso a persone non autorizzate.
